会議に１００倍効果を生み出すファシリテーターの役割

2010年8月16日 by: ATCF in: Olim Comments Off

２０１０年３月。

まだ肌寒い季節に行われた、

宇田川ビジネスミーティング。

http://ameblo.jp/atcf-olim/entry-10494062984.html

あれから５ヵ月。

季節は移り変わり夏。

世間はお盆休み真っただ中。

そのド真ん中に行われた、今回のミーティング。

olimブログでは何度となく登場して頂いている、

斎藤日登美さんをゲストにお招きし、

『強い会議を創る』ために必要な、ファシリテーターの役割について、

学ぶ機会を頂きました。

BARで学ぶ【会議】。

前回と重複する部分は簡略化させて頂き、

今回は、【ファシリテーターの役割】にスポットを当てて、

お話させて頂ければと思います。

長文、ご容赦ください。

では、しばしお付き合いのほど。。。

【33】 8/14

強い会議をつくろう！実践できるファシリテーションの実例＆考察ミーティング
● ゲスト：斉藤日登美
Quality Time Corporation
代表

● ライター：４６３０

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エグゼクティブ・コーチ、斎藤日登美さん。

このブログを長く見て下さっている方はもうご存じの方も多いかと思うが、

今一度、斎藤さんをご紹介しておくと、

斎藤さんは、経営者のためのコーチングを中心に、

企業における会議のファシリテーション、社員研修などを生業にお仕事をされている。

ミーティングにおいては、場を仕切るプロフェッショナルである斎藤日登美さんの経験から、

今回、結果の出ない会議を、いかにして結果の出る会議にするか。

そのために必要な、ファシリテーションと、ファシリテーターの役割についてお話頂いた。

結果の出る会議と、そうじゃない会議。

どの業態の企業でも、必ずと言って良いほどに行っている“会議”だが、

その内容と結果には、差があるのではないだろうか？

会議自体の問題点の洗い出しについては、

前回のお話
をご参照頂ければお分かり頂けると思うので、

ここではあえて割愛させて頂こうと思う。

今回のミーティングレポートでは、

『ファシリテーターの役割』にスポットをあてていく事にしたい。

会議進行役が、会議を良い方向に向かわせるために必要な事は、一体どんな事が考えられるだろうか？

“ファシリテーターが、会議のプロセスを管理するためには、プロセスを予測することは必要”

と、斎藤さんは言う。

会議に入る前に、ある程度会議のシナリオを予測し、

どのような意見が出るか、あぁ言われたらどう答えるかなどを、

事前にどれだけ考えたかが、会議の進行に影響してくる。

うまくいかない会議には理由がある。

ダメな会議の条件。

例えば、

１．そもそも目的・ゴールがはっきりしない

２．問題のすり替えや堂々巡りが起こっている

３．結論が出ない

４．具体的なアクションが決まらない

５．何かが決まっても納得感がない／動き出せる気がしない

６．モノが言えない雰囲気がある

７．何かを人のせいにする

８．人をアテにする／他人事だと思っている

９．後ろ向きな話や過去の話が多い

１０．「出来ない」理由を探している／自己中心的な話が多い

etc…

これらを解決するためにファシリテーターがまずすべきことは、

【グランドルールの導入】。会議自体にルールを予め決めてしまう。

これを、プロセスの予測の段階から作っておくのだ。

会議がうまくいかない理由の逆説的なルールを作っておく。

それによって、会議の主導権を握っておく。

ex.『出来ない理由を探さない』『自分中心の意見を言わない』『過去や後ろ向きな話をしない』・・・

これらのルールを作っておけば、上記１０点のうち、６～１０はある程度解決するという。

物理的にイエローカードなどを用意し、ルールを破った参加メンバーに提示するのも有効。

ファシリテーターは、参加者全員の顔を見て、

自分が考えたシミュレーションとのすり合わせをしながら会議を進行していく。

会議の流れをデザインしていくのだ。

会議が終わりに差し掛かり、いくつかの提案が残ったとしよう。

それらを最終的にどのような形で収束させるか。

それもファシリテーターの仕事の１つ。

これはペイオフマトリクスと呼ばれる図解。

縦軸は、提案に対する成果の大きさを予測したモノが表わされ、

横軸は、その提案の実行がどれだけ難しいかを表している。

A、B、Cの３つの提案が出た場合に、このマトリクスを利用し、

どの提案が最も有効かを考える。

上の図の場合だと、『C』の提案が採用対象になり得るだろう。

ファシリテーター自身が、この図を用いてその答えを参加者全員と一緒に導き出す。

斎藤さんご自身が、とある問題を抱える企業の会議へ参加した時の話。

その企業は、社長と社員の間に、非常に深い溝があったという。

その時斎藤さんは、ありとあらゆる予測を立て、会議に１つのルールを作った。

『どのようにしたら、○○出来るだろうか？』

会議では、この方向性でのみ意見を出し合う事を予め全員に提起した。

問題点の棚卸。事前準備のお陰で、会議もだいぶ雰囲気が変わったという。

その企業に、数年後、社内で増えているモノと、減っているモノを聴いた。

『モア or レス 』　という方法で。

増えているモノが『モア』。

減っているモノが『レス』。

その企業の方に、『モア』で出た言葉だけを使って、

２年後のあるべき姿を文章にしてみる事を斎藤さんが提案すると、

そのときに生まれた文章が、２年後までに、その会社が歩むべきプロセスそのものを表していたらしい。

これも、ファシリテーターのテクニックの１つである。

『今日お話したようなテクニックは様々あります。

自分の中でフィットするモノと、フィットしないモノを持っておきましょう。』

エグゼクティブコーチ、斎藤日登美さんの引き出しは、まだまだこんなものではない。

今回ご紹介頂いたテクニックは、ファシリテーションを行う方には有効なモノばかり。

会社で日々起こっている事に役立つ技術を身につけ、会議から良い結果を生み出していきたい。

ファシリテーターが一番最後にやらねばならない仕事は、

会議に参加したメンバーが、

『いつまでに、誰が、何をするか』

を、明確に提示すること。議事録を取り、アクションリストだけは最低でも書き残し、参加者全員で共有する。

会議は、やっただけでは何の意味も見いだせない。

そこから次に繋げるために、会議はより強いモノにしたい。

それを創る事が、ファシリテーターの役割。

会議を進行する機会のある方は、是非今回ご紹介したテクニックをお試し頂ければと思う。

企業の会議が良い方向に進むかどうか。そこからより良い結果が生まれるかどうか。

それは、ファシリテーターの力量にかかっているのかもしれない。。。

by 4630

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前回伺った宇田川ビジネスミーティングの後、

弊社では早速【グランドルール】を取り入れ、

会議の進行が格段に良くなりました。

やはりその道のプロのテクニックは、学ばなければ身に付かないと実感。

そして今回も、新たなテクニックを学び、

会議をより良くするアイデアを頂く事の出来るミーティングとなりました。

先人に学ぶ。

宇田川ビジネスミーティングでは、

即座に実践出来るお話ばかり。

是非、次回の斎藤日登美さんのゲスト出演を楽しみにしていて下さい！

斎藤さん、参加者の皆さま、

お盆休みのド真ん中、土曜の夜に宇田川町へお越し頂き、

誠にありがとうございました！！

さてさて。

次回の宇田川ビジネスミーティングは、

宇田川町から発信中。

セミナーの匠による、新たなるセミナーの形。

カバーセミナー、第二弾です！！

2010.8.28 宇田川 business mtg 33　残席状況：◎
コレに困ったら“弁護士”に聴きなさい！行列の出来る法律相談ミーティング（cover version）

● ゲスト：長井亮
 株式会社R09
代表取締役 ● 原案：小川昌宏 小川昌宏法律事務所 弁護士

● 参加費：￥4,000 ●19:00～20:00 ●20:00～交流会及び通常営業

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①弁護士にどんなことが相談できるのか？　※士業の違いとは？
②こんな時には弁護士にご相談を！　※クレーマー対策含む
③弁護士の選び方
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皆さん、これらの本質を学んでみませんか？

Ryo Nagaiさんが、分かりやすくお話して下さいます。

弁護士について学びたい、学び直したい方はもちろんのこと、

カバーセミナー自体にご興味のある方も、是非一度ご参加頂ければと思っています！！

お問合わせはお気軽にどうぞ！！

infomation : info@atcf.jp